Основний факт: Process Mining виявляє приховані відхилення у бізнес-процесах
Дослідження показують, що до 49% фактичних кроків у бізнес-процесах підприємств відхиляються від офіційно затверджених моделей, створюючи неефективні тіньові процеси. Для виявлення реального стану справ та оптимізації діяльності компанії впроваджують методологію Process Mining, яка реконструює фактичні потоки завдань на основі цифрових слідів (event logs).
Проблема кабінетного моделювання та виникнення тіньових процесів
Більшість великих організацій працює в ілюзії задокументованого порядку. На практиці до 49% фактичних кроків у бізнес-процесах підприємств відхиляються від офіційно затверджених моделей. Коли компанії намагаються автоматизувати теоретичні регламенти, виникають приховані вузькі місця (bottlenecks) та несанкціоновані обхідні шляхи.
Для виявлення реального стану справ застосовують методологію Process Mining. Вона дозволяє реконструювати фактичні потоки завдань на основі об'єктивних цифрових слідів (event logs) з інформаційних систем підприємства.
Анатомія цифрового сліду та тіньові процеси
Журнали подій (event logs) у системах ERP, CRM чи DMS фіксують дії користувачів за допомогою трьох ключових параметрів:
- Case ID — унікальний ідентифікатор екземпляра процесу;
- Activity — назва виконаної дії;
- Timestamp — точний час і дата операції.
Тіньові процеси — це неформальні робочі маршрути, на які працівники витрачають до 13% робочого часу через надмірну складність офіційних регламентів. Наприклад, це можуть бути несанкціоновані ручні кроки у закупівлях або затримки на етапі погодження договорів через відсутність попередньої валідації даних.
Перехід до автоматизованої оркестрації: BPMN 2.0 та DMN
Для усунення розриву між проектуванням та написанням коду використовують виконувані стандарти. Нотація BPMN 2.0 дозволяє зберігати візуальну схему у форматі XML, який безпосередньо виконується процесним рушієм. Для відокремлення складної логіки прийняття рішень застосовують стандарт DMN (Decision Model and Notation), де правила переносяться у спеціальні таблиці.
Швидке перенесення процесів у контрольоване виконання потребує low-code інфраструктури. Наприклад, для автоматизації процесів застосовується low-code платформа Scriptum на базі процесного рушія Camunda, що підтримує стандарти BPMN 2.0 та DMN. Технічним фундаментом для високонавантажених систем виступає платформа UnityBase, яка забезпечує архітектурну стійкість через рольовий контроль доступу та детальний аудит дій.
Значення для галузі
Ігнорування тіньових процесів призводить до значних фінансових та часових втрат, адже працівники витрачають до 13% робочого часу на неефективні обхідні маршрути. Спроби автоматизувати застарілі «кабінетні» регламенти без попереднього аналізу лише консервують існуючі помилки та створюють нові вузькі місця.
Для ІТ-галузі та бізнесу перехід до Process Mining означає зміну парадигми: від суб'єктивного проектування до точного проектування на основі реальних даних. Це дозволяє компаніям знизити операційні витрати, підвищити прозорість управління та прискорити цифрову трансформацію.
Наступні кроки
- Провести аудит цифрових слідів: зібрати та проаналізувати журнали подій (event logs) у системах ERP, CRM та DMS за ключовими параметрами (Case ID, Activity, Timestamp).
- Виявити тіньові процеси: локалізувати неформальні маршрути та вузькі місця, де працівники втрачають робочий час.
- Перейти до автоматизованої оркестрації: впровадити виконувані стандарти BPMN 2.0 та DMN для перенесення бізнес-правил у контрольоване виконання.
- Використовувати сучасний технологічний стек: розгорнути low-code інфраструктуру (наприклад, платформу Scriptum на базі Camunda) та забезпечити архітектурну стійкість системи за допомогою платформ на кшталт UnityBase із рольовим контролем доступу.
Матеріал підготовлено учасником Software Ukraine — InBase. Оригінальна публікація.